Kutoka BOQ hadi IPC Iliyolipwa: Endesha Kila Site kwa Mfumo Mmoja na Usimamizi wa Ujenzi wa Odoo 20

Ni wiki ya mwisho ya mwezi jijini Dar es Salaam. QS wako anafungua faili la Excel la jengo la ghorofa la Mbezi, na hesabu hazikai sawa. Zege limezidi kwa mbali kiasi kilichoruhusiwa kwenye BOQ. Sehemu ya saruji iliyonunuliwa kwa mradi huo ilipelekwa kazi ya Kigamboni "kwa siku chache tu" na haikurudishwa kwenye kumbukumbu. Mkandarasi mdogo wa kufunga nondo ametuma bili, na hakuna anayejua kama kazi ilikaguliwa. IPC ya mteja bado inachapwa kwa mkono, na mtu lazima atafute kiasi cha retention ambacho mteja bado anashikilia kwenye kazi mliyomaliza mwaka jana.

Haya hayatokani na uzembe wa timu yako. Yanatokea kwa sababu makadirio yako kwenye spreadsheet moja, bajeti kwenye nyingine, manunuzi kwenye kundi la WhatsApp, maendeleo ya site kwenye daftari na ankara kwenye mfumo wa uhasibu. Hadi hesabu zinapokutana, pesa zimeshatumika.

Tulijenga Chesify Construction, moduli ya usimamizi wa ujenzi kwa Odoo 20, ili makadirio, bajeti, site, stoo, wakandarasi wadogo na malipo ya mteja vyote viwe kwenye mfumo mmoja. Hivi ndivyo mradi unavyopita ndani yake, kuanzia bei ya kwanza hadi kutolewa kwa retention ya mwisho.

1. Makadirio: uchambuzi wa bei na BOQ unayoweza kuiamini

Kila mradi unaanza na site, kwa mfano "Opera Heights", na mradi mdogo mmoja au zaidi kama "Tower A". Wadau, vibali, nyaraka na bima vinahifadhiwa kwenye mradi. Kila mradi mdogo unapata stoo yake ya site (ghala) moja kwa moja, hivyo vifaa vya Tower A havichanganyiki kamwe na vya mradi mwingine.

Wakadiriaji wako wanaweka bei ya kila kipengele kwa uchambuzi wa bei (rate analysis): vifaa, mitambo, nguvu kazi na gharama za uendeshaji. Hifadhi uchambuzi kama kiolezo na uutumie tena kwenye mradi unaofuata badala ya kuanza upya.

Bill of Quantities (BOQ) iko kwenye mradi mdogo. Kama QS wako tayari ana BOQ kwenye Excel, ingiza faili la xlsx badala ya kuliandika upya. Kila mstari wa BOQ unaonyesha gharama yako na thamani ya mkataba, hivyo unaona faida ya kila mstari kabla ya kusaini.

Kwenye demo yetu, Tower A ina mistari miwili ya BOQ: uchimbaji wa msingi m3 420 na umwagaji wa nguzo m3 180. BOQ hiyo inatoa bajeti ya TZS 132,142,500 dhidi ya thamani ya mkataba ya TZS 172,095,000 (takwimu za mfano).

2. Bajeti: bofya mara moja, kisha idhini

Bofya mara moja na BOQ inakuwa bajeti ya mradi. Hakuna anayenakili seli kutoka sheet moja kwenda nyingine.

Kisha bajeti inapitia idhini. QS anaiwasilisha, meneja wa mradi anaiidhinisha, na hapo tu ndipo mradi unaweza kuanza. Kila mtu anajua toleo lipi ndilo bajeti halisi.

Lakini miradi hubadilika. Tuseme msanifu majengo ameongeza nguzo za m3 12. Ndani ya Chesify Construction, kila mabadiliko ya mstari wa bajeti yanapitia ombi la mabadiliko. Kadi ya idhini inaonyesha athari kwa bajeti na sababu ya mabadiliko. Ombi linahifadhiwa hata likikataliwa, hivyo miezi sita baadaye bado unaona nani aliomba nini na kwa nini.

Kuanzia hapo, kila mstari wa bajeti unaonyesha namba tatu: bajeti, iliyofungwa (ulichokwisha agiza au kukabidhi kwa mkandarasi mdogo) na halisi (kilichotumika). Hugundui tena mwisho wa mwezi. Unagundua pale oda ya manunuzi inapotolewa.

3. Kazi: awamu, oda za kazi na timesheets

Mistari ya BOQ inakuwa awamu, na hivyo unapata mgawanyo wa kazi unaolingana na ulichokadiria. Chini ya kila awamu, wahandisi wa site wanaunda oda za kazi zenye kiasi na orodha za ukaguzi.

Nguvu kazi inarekodiwa kupitia timesheets kwenye oda ya kazi. Saa zinapewa gharama moja kwa moja na kupelekwa kwenye mstari sahihi wa bajeti, na unaweza kuzitaja kama za kumtoza mteja au za ndani. Gharama ya nguvu kazi haiwi tena kubahatisha.

Kila siku, mhandisi anajaza shajara ya site: wafanyakazi waliopo, hali ya hewa na kazi iliyofanyika leo. Kazi iliyofanyika inasasisha maendeleo ya oda ya kazi na thamani iliyopatikana, hivyo ofisi inaiona site ilivyo kweli, si kama mtu anavyoikumbuka Ijumaa.

4. Vifaa: saruji inabaki kwenye mradi ilionunuliwa kwa ajili yake

Hapa ndipo wakandarasi wengi hupoteza pesa kimya kimya. Hivi ndivyo inavyofanya kazi ndani ya Chesify Construction.

• Mhandisi wa site anatoa ombi la vifaa kutoka kwenye oda ya kazi. Kiasi kinatoka kwenye uchambuzi wa bei. Kwa oda ya kazi ya nguzo m3 60, mfumo unakokotoa zege m3 61.2 na nondo kg 7,200. Mhandisi hahitaji kupiga hesabu kwenye karatasi.
• Ombi linapelekwa kwenye idara kwa ajili ya idhini.
• Oda za manunuzi zinapelekwa moja kwa moja kwenye stoo ya site ya mradi mdogo. Mizigo inayofika kwa awamu inafuatiliwa, hivyo unajua hasa msambazaji bado anakudai nini.
• Vifaa vinatoka stoo tu kupitia oda ya matumizi, na oda hiyo lazima ipite ukaguzi wa ubora. Gharama inaingia kwenye mstari sahihi wa bajeti unaohusika.
• Mabaki yanaweza kuuzwa kwa ankara, hivyo vipande na nondo zilizobaki vinarudi kuwa pesa.

Saruji iliyonunuliwa kwa Tower A inarekodiwa kwa Tower A. Ikihamishwa, kuna kumbukumbu.

Ungependa kuona hili kwa namba zako mwenyewe? Tutumie mojawapo ya BOQ zako halisi za Excel kupitia WhatsApp na tutakuonyesha bajeti yake na mpango wa vifaa kwenye demo ya dakika 45.

5. Wakandarasi wadogo: lipa kazi iliyokaguliwa tu

Wakandarasi wengi wa Tanzania huendesha sehemu kubwa ya miradi yao kupitia wakandarasi wadogo wa nguvu kazi na mitambo. Chesify Construction inasimamia mikataba hii ipasavyo.

• Unda mkataba mdogo dhidi ya oda ya kazi na mstari wa bajeti, ili uhesabiwe kama gharama iliyofungwa mara moja.
• Maendeleo ya mkandarasi mdogo yanadaiwa kupitia bili za RA (running account).
• Kila bili ya RA inahitaji idhini ya ukaguzi wa ubora kabla bili ya msambazaji haijaundwa. Kazi isiyokaguliwa, hakuna bili.
• Retention inakatwa moja kwa moja kwenye kila bili ya RA.
• Kazi ikikamilika, toa cheti cha kukamilika kwa kazi. Kisha kutoa retention kunaunda bili ya msambazaji kwa mbofyo mmoja.

Huhitaji tena kukumbuka kichwani kiasi cha retention unachoshikilia kwa kila mkandarasi mdogo. Mfumo unahifadhi takwimu hiyo.

6. Lipwa: IPC kwa dakika, si kwa siku

Unaweza kumtoza mteja kulingana na maendeleo ya kila oda ya kazi, au kwa tathmini ya BOQ kupitia Cheti cha Malipo ya Muda (IPC). IPC inaonyesha kiasi cha mkataba, kilichotangulia, hadi sasa na kipindi hiki kwa kila mstari, kwa muundo ambao QS na washauri wanautarajia.

Retention na urejeshaji wa malipo ya awali vinakokotolewa moja kwa moja. Urejeshaji umewekewa kikomo cha kiasi kilichobaki, hivyo hurejeshi zaidi ya alichotanguliza mteja. Meneja wa mradi anathibitisha IPC, na mbofyo mmoja unaunda ankara ya mteja ndani ya Odoo Accounting.

Hii ndiyo IPC ya kwanza ya Tower A kutoka kwenye demo yetu. Mkataba una retention ya 5% na malipo ya awali ya TZS 12,500,000, yanayorejeshwa kwa 10% ya kila cheti (takwimu za mfano):

Mabadiliko ya kazi (variations) yanapitia mtiririko huo huo. Retention inayoshikiliwa na mteja inafuatiliwa kwa kila mradi na kutolewa baada ya kipindi cha dhamana ya kasoro (DLP). Pesa unazodai hazisahauliki tena kwenye faili la zamani.

7. Udhibiti: ona tatizo wakati bado unaweza kulirekebisha

Mti wa ufuatiliaji wa bajeti unaonyesha kila shilingi ilikokwenda. Anza na Superstructure, fungua Column Casting, kisha awamu, kisha oda ya kazi. Chini yake unaona oda zake za manunuzi, mikataba midogo, bili za RA na oda za matumizi. Mstari ukizidi bajeti, unaweza kuufuatilia hadi hati halisi iliyosababisha.

Kwa picha kubwa zaidi, kila mradi mdogo una usimamizi wa thamani iliyopatikana (EVM): thamani iliyopangwa (PV), thamani iliyopatikana (EV), gharama halisi (AC), viashiria vya utendaji wa gharama na ratiba (CPI, SPI), makadirio ya gharama ya mwisho (EAC) na S-curve. CPI chini ya 1 inakuambia kazi inagharimu zaidi ya inavyozalisha, wakati bado una muda wa kuchukua hatua.

Kwa wamiliki na wakurugenzi wanaoendesha site kadhaa, dashibodi ya ujenzi ya moja kwa moja ina sehemu kumi, zikiwemo muhtasari, orodha ya miradi, jedwali la afya ya miradi, Gantt kuu unayoweza kurekebisha kwa kuburuta, na ramani ya site zako. Ripoti kumi na mbili zinazochapishwa, zikiwemo IPC, PDF ya takwimu za bajeti na ripoti ya Excel, zinatosha kwa kikao cha site, kikao cha bodi na benki.

Ubora na kasoro

Ukaguzi wa ubora unatumia orodha za ukaguzi. Kipengele kikishindwa, mfumo unaunda kasoro (snag) na kazi ya kurekebisha kwa mhandisi husika. Kasoro haiandikwi tu kwenye karatasi na kusahaulika.

Watu sahihi wanaona namba sahihi

Ruhusa zinategemea majukumu. Wahandisi wa site wanaona site zao tu, na takwimu za fedha zinaonekana kwa kundi la fedha pekee.

8. Makabidhiano: funga kazi ipasavyo

Wakati wa makabidhiano, DLP inaanza. Kasoro zinazoripotiwa wakati wa DLP zinafuatiliwa kwenye mradi, na mfumo unakukumbusha siku 30 kabla DLP haijaisha ili ufunge kasoro zilizobaki na kudai retention yako.

Kwa wakandarasi wengi, retention ya mwisho ni faida tupu ambayo mara nyingi hukusanywa kwa kuchelewa au haikusanywi kabisa. Chesify Construction inaiweka mbele ya macho hadi ilipwe.

Spreadsheets na WhatsApp dhidi ya Chesify Construction

Hii ni kwa ajili ya nani

Chesify Construction inakufaa kama unaweza kuweka alama kwenye mawili au zaidi kati ya haya:

• Unaendesha kati ya site 2 na 15 kwa wakati mmoja, Tanzania au kwingineko Afrika Mashariki.
• BOQ na bajeti zako ziko kwenye Excel, na mara chache zinalingana na kilichotumika kweli.
• Umewahi kugundua mradi umezidi bajeti baada tu ya pesa kwisha.
• Vifaa vinahama kati ya site na hakuna anayeweza kusema kwa uhakika viliishia wapi.
• Unatumia wakandarasi wadogo wa nguvu kazi au mitambo na kufuatilia retention yao kwa mkono.
• QS wako anatumia siku kadhaa kuandaa kila IPC.
• Una pesa za retention kutoka miradi iliyokamilika ambazo bado hujazikusanya.
• Tayari unatumia Odoo, au uko tayari kuhama kutoka zana tofauti kwenda mfumo mmoja.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara

Je, ninaweza kuingiza BOQ yangu ya sasa kutoka Excel?

Ndiyo. BOQ inaweza kuingizwa kutoka faili la xlsx kwenye mradi mdogo. Kwenye demo, tunaingiza mojawapo ya BOQ zako halisi ili uone itakavyoonekana.

Je, inafaa kwa kampuni zinazotumia wakandarasi wadogo wengi?

Ndiyo. Mikataba midogo ya nguvu kazi na mitambo imejengwa ndani, ikiwa na bili za RA, idhini ya ubora kabla ya bili ya msambazaji, retention ya moja kwa moja, vyeti vya kukamilika kwa kazi na bili za kutoa retention.

Je, ni kwa Odoo Community au Enterprise?

Chesify Construction imejengwa juu ya Odoo 20. Tuulize kuhusu toleo lako na tutakueleza kinachohusu mfumo wako.

Inachukua muda gani kuanza kutumia?

Inategemea idadi ya site unazoendesha, jinsi BOQ zako zinavyoandaliwa na data unazohamisha. Tunapanga utekelezaji pamoja nawe, site kwa site, badala ya kukupa muda kabla hatujaielewa biashara yako.

Je, wahandisi wa site wanaweza kuitumia kwenye simu?

Ndiyo. Odoo inafanya kazi kwenye kivinjari cha simu, hivyo wahandisi wanaweza kujaza shajara ya site, kutoa maombi ya vifaa na kusasisha oda za kazi wakiwa site.

Tayari tunatumia Odoo kwa uhasibu. Je, tuanze upya?

Hapana. Chesify Construction inafanya kazi na Odoo Purchase, Inventory, Accounting, Project na HR/Timesheets, hivyo inajenga juu ya ulichonacho tayari.

Ona BOQ yako mwenyewe ikifanya kazi ndani ya dakika 45

Usiihukumu moduli hii kwa brosha. Tutumie mojawapo ya BOQ zako halisi za Excel. Kwenye demo ya dakika 45, tutaiingiza ndani ya Chesify Construction na kukuonyesha bajeti yake, IPC yako ya kwanza pamoja na retention na urejeshaji wa malipo ya awali, na jinsi ufuatiliaji wa gharama ungeonekana kwenye kazi hiyo.

Weka demo yako kupitia WhatsApp. Ujumbe mmoja unatosha kuanza.

Ungependa kusoma zaidi kwanza? Ona jinsi tunavyofanya kazi na wakandarasi kwenye ukurasa wetu wa sekta ya ujenzi.

Chesify Labs ni mshirika wa Odoo aliyeko Dar es Salaam. Tunasimika na kuhudumia Odoo kwa biashara za Kitanzania, na tulijenga Chesify Construction kulingana na jinsi wakandarasi wa hapa wanavyofanya kazi kweli.