C'est la dernière semaine du mois à Dar es Salaam. Votre métreur ouvre le fichier Excel de l'immeuble d'appartements de Mbezi, et les chiffres ne collent pas. Le béton dépasse largement ce que prévoyait le BOQ. Une partie du ciment acheté pour ce chantier est partie sur le chantier de Kigamboni « juste pour quelques jours » et n'a jamais été réimputée. Le sous-traitant ferrailleur a envoyé sa facture, et personne ne sait si le travail a été contrôlé. Le certificat de paiement (IPC) du client est encore saisi à la main, et quelqu'un doit retrouver le montant de la retenue de garantie que le client conserve sur le chantier terminé l'an dernier.
Votre équipe n'est pas négligente. Le problème, c'est que l'estimation vit dans un tableur, le budget dans un autre, les achats dans un groupe WhatsApp, l'avancement du chantier dans un carnet et les factures dans la comptabilité. Quand les chiffres se rejoignent enfin, l'argent est déjà dépensé.
Nous avons créé Chesify Construction, un module de gestion de la construction pour Odoo 20, pour que l'estimation, le budget, le chantier, les magasins, les sous-traitants et les paiements du client soient réunis dans un seul système. Voici comment un projet s'y déroule, du premier prix unitaire à la libération finale de la retenue de garantie.
1. Estimer : sous-détails de prix et un BOQ fiable
Chaque projet commence par un chantier, par exemple « Opera Heights », et un ou plusieurs sous-projets comme « Tower A ». Les intervenants, permis, documents et assurances sont rattachés au projet. Chaque sous-projet reçoit automatiquement son propre magasin de chantier (entrepôt), si bien que les matériaux de Tower A ne se mélangent jamais avec ceux d'un autre.
Vos économistes chiffrent chaque article avec un sous-détail de prix : matériaux, matériel, main-d'œuvre et frais généraux. Enregistrez un sous-détail comme modèle et réutilisez-le sur le projet suivant au lieu de tout reconstruire.
Le bordereau des quantités (BOQ) est rattaché au sous-projet. Si votre métreur a déjà le BOQ sous Excel, importez le fichier xlsx au lieu de le ressaisir. Chaque ligne porte à la fois votre coût et la valeur contractuelle : vous voyez votre marge ligne par ligne avant de signer.
Dans notre démo, Tower A compte deux lignes de BOQ : 420 m3 de fouilles de semelles et 180 m3 de coulage de poteaux. Ce BOQ donne un budget de 132 142 500 TZS pour une valeur contractuelle de 172 095 000 TZS (chiffres indicatifs).
2. Budget : un clic, puis l'approbation
Un clic, et le BOQ devient le budget du projet. Plus personne ne copie des cellules d'une feuille à l'autre.
Le budget passe ensuite en approbation. Le métreur le soumet, le chef de projet l'approuve, et seulement alors le projet peut démarrer. Tout le monde sait quelle version est le vrai budget.
Mais les projets évoluent. Imaginons que l'architecte ajoute 12 m3 de poteaux. Dans Chesify Construction, toute modification d'une ligne budgétaire passe par une demande de modification. La fiche d'approbation montre l'impact sur le budget et le motif. La demande est conservée même si elle est refusée : six mois plus tard, vous savez encore qui a demandé quoi, et pourquoi.
Dès lors, chaque ligne budgétaire affiche trois chiffres : budget, engagé (ce que vous avez déjà commandé ou sous-traité) et réalisé (ce qui a été dépensé). Vous ne découvrez plus les dépassements en fin de mois, mais au moment où le bon de commande est émis.
3. Travaux : phases, ordres de travail et feuilles de temps
Les lignes du BOQ deviennent des phases, ce qui vous donne un découpage des travaux conforme à votre chiffrage. Sous chaque phase, les ingénieurs de chantier créent des ordres de travail avec quantités et listes de contrôle.
La main-d'œuvre est saisie via les feuilles de temps de l'ordre de travail. Les heures sont valorisées automatiquement et imputées à la bonne ligne budgétaire, et vous pouvez les marquer comme facturables ou internes. Votre coût de main-d'œuvre n'est plus une supposition.
Chaque jour, l'ingénieur remplit le journal de chantier : effectifs présents, météo et travaux réalisés. Les travaux réalisés mettent à jour l'avancement de l'ordre de travail et sa valeur acquise : le bureau voit le chantier tel qu'il est, et non tel que quelqu'un s'en souvient le vendredi.
4. Matériaux : le ciment reste là où il a été acheté
C'est ici que la plupart des entrepreneurs perdent de l'argent sans bruit. Voici comment cela fonctionne dans Chesify Construction.
- L'ingénieur de chantier émet une demande de matériaux depuis l'ordre de travail. Les quantités viennent du sous-détail de prix. Pour un ordre de travail de 60 m3 de poteaux, le système calcule 61,2 m3 de béton et 7 200 kg d'acier. L'ingénieur n'a rien à calculer sur papier.
- La demande est envoyée au service concerné pour approbation.
- Les bons de commande sont livrés directement au magasin du sous-projet. Les livraisons partielles sont suivies : vous savez exactement ce que le fournisseur vous doit encore.
- Les matériaux ne sortent du magasin que par un bon de consommation, qui doit passer un contrôle qualité. Le coût est imputé à la ligne budgétaire exacte.
- Les rebuts peuvent être facturés : chutes et restes d'acier redeviennent de l'argent.
Le ciment acheté pour Tower A est imputé à Tower A. S'il est déplacé, une trace existe.
Vous voulez voir cela avec vos propres chiffres ? Envoyez-nous l'un de vos vrais BOQ Excel sur WhatsApp et nous vous montrerons son budget et son plan d'approvisionnement lors d'une démo de 45 minutes.
5. Sous-traitants : ne payez que les travaux contrôlés
De nombreux entrepreneurs tanzaniens réalisent l'essentiel de leurs chantiers avec des sous-traitants de main-d'œuvre et de matériel. Chesify Construction gère la sous-traitance correctement.
- Créez le contrat de sous-traitance sur l'ordre de travail et la ligne budgétaire : il compte immédiatement comme coût engagé.
- L'avancement du sous-traitant est facturé par situations de travaux (RA bills).
- Chaque situation doit être approuvée par le contrôle qualité avant que la facture fournisseur ne soit créée. Pas de contrôle, pas de facture.
- La retenue de garantie est déduite automatiquement de chaque situation.
- Une fois les travaux terminés, émettez un certificat d'achèvement. La libération de la retenue crée ensuite la facture fournisseur correspondante en un clic.
Vous n'avez plus à retenir de mémoire combien vous retenez sur chaque sous-traitant. Le système conserve le chiffre.
6. Être payé : des IPC en minutes, pas en jours
Vous pouvez facturer le client selon l'avancement de chaque ordre de travail, ou par valorisation du BOQ via un certificat de paiement intermédiaire (IPC). L'IPC affiche pour chaque ligne la quantité du marché, le cumul précédent, le cumul à date et la période, au format attendu par les métreurs et les bureaux d'études.
La retenue de garantie et le remboursement de l'avance sont calculés automatiquement. Le remboursement est plafonné au solde restant : vous ne récupérez jamais plus que l'avance réellement versée. Le chef de projet certifie l'IPC, et un clic crée la facture client dans Odoo Comptabilité.
Voici le premier IPC de Tower A dans notre démo. Le marché prévoit 5 % de retenue de garantie et une avance de 12 500 000 TZS, remboursée à hauteur de 10 % de chaque certificat (chiffres indicatifs) :
| IPC n° 1, Tower A | Montant (TZS) |
|---|---|
| Travaux réalisés sur la période | 52,395,000 |
| Moins retenue de garantie (5 %) | (2,619,750) |
| Moins remboursement de l'avance (10 %) | (5,239,500) |
| Montant net dû pour ce certificat | 44,535,750 |
| Avance restant à rembourser après cet IPC | 7,260,500 |
Les avenants suivent le même circuit. La retenue conservée par le client est suivie par projet et libérée après la période de garantie (DLP). L'argent qui vous est dû ne reste plus oublié dans un vieux dossier.
7. Piloter : voir les problèmes tant qu'on peut encore agir
L'arborescence de suivi budgétaire montre où est passé chaque shilling. Partez de Superstructure, ouvrez Coulage de poteaux, puis la phase, puis l'ordre de travail. Dessous, vous voyez ses bons de commande, sous-traitances, situations et bons de consommation. Quand une ligne dépasse, vous remontez jusqu'au document exact qui en est la cause.
Pour la vue d'ensemble, chaque sous-projet dispose de la gestion de la valeur acquise : valeur planifiée (PV), valeur acquise (EV), coût réel (AC), indices de performance des coûts et des délais (CPI, SPI), estimation à l'achèvement (EAC) et une courbe en S. Un CPI inférieur à 1 vous signale qu'un chantier coûte plus qu'il ne rapporte, pendant que vous avez encore le temps d'agir.
Pour les dirigeants qui gèrent plusieurs chantiers, le tableau de bord construction en temps réel compte dix sections, dont une vue d'ensemble, la liste des projets, une matrice de santé, un Gantt général modifiable par glisser-déposer et une carte de vos chantiers. Douze rapports imprimables, dont l'IPC, un PDF de statistiques budgétaires et un rapport Excel, couvrent la réunion de chantier, le conseil d'administration et la banque.
Qualité et réserves
Les inspections qualité utilisent des listes de contrôle. Si un point échoue, le système crée une réserve et une tâche de reprise pour l'ingénieur responsable. L'anomalie n'est pas simplement notée sur papier puis oubliée.
Les bonnes personnes voient les bons chiffres
L'accès dépend des rôles. Les ingénieurs de chantier ne voient que leurs propres chantiers, et les chiffres financiers sont réservés à un groupe finance.
8. Réception : clôturer proprement le chantier
À la réception, la période de garantie (DLP) commence. Les réserves signalées pendant cette période sont suivies sur le projet, et le système vous rappelle, 30 jours avant la fin de la DLP, de lever les réserves ouvertes et de réclamer votre retenue de garantie.
Pour beaucoup d'entrepreneurs, la libération finale de la retenue est un pur bénéfice, souvent encaissé en retard, voire jamais. Chesify Construction la garde en vue jusqu'à son paiement.
Tableurs et WhatsApp ou Chesify Construction
| Tableurs & WhatsApp | Chesify Construction | |
|---|---|---|
| Du BOQ au budget | Recopié à la main entre fichiers | Import du BOQ Excel, budget en un clic |
| Modifications du budget | Modifié dans le tableur, sans historique | Demande de modification avec impact et motif, conservée même si refusée |
| Dépassements | Découverts en fin de mois | Budget, engagé et réalisé, en temps réel |
| Matériaux | Déplacés entre chantiers sans trace | Un magasin par sous-projet ; bons de consommation avec contrôle qualité, imputés à la ligne budgétaire |
| Factures des sous-traitants | Payées sur parole, retenue suivie de mémoire | Situations avec approbation qualité et retenue automatique |
| IPC client | Préparé à la main pendant des jours | Calculé depuis l'avancement, certifié par le chef de projet, facturé en un clic |
| Retenue et période de garantie | Souvent oubliées | Suivies, avec un rappel 30 jours avant la fin de la garantie |
| Avancement du chantier | Appels et photos dans un groupe | Journal de chantier qui met à jour l'avancement et la valeur acquise |
| Comptabilité | Ressaisie par le comptable | Même système : Achats, Inventaire, Comptabilité, Projet, RH/Feuilles de temps |
Pour qui ?
Chesify Construction est fait pour vous si vous cochez au moins deux de ces cases :
- Vous gérez entre 2 et 15 chantiers en même temps, en Tanzanie ou ailleurs en Afrique de l'Est.
- Vos BOQ et budgets vivent dans Excel, et correspondent rarement à ce qui a réellement été dépensé.
- Vous avez découvert un dépassement de budget seulement une fois l'argent parti.
- Des matériaux circulent entre chantiers et personne ne sait vraiment où ils ont fini.
- Vous faites appel à des sous-traitants de main-d'œuvre ou de matériel et suivez leur retenue à la main.
- Votre métreur passe des jours à préparer chaque IPC.
- Vous avez des retenues de garantie sur des projets terminés que vous n'avez pas encore encaissées.
- Vous utilisez déjà Odoo, ou vous êtes prêt à passer d'outils séparés à un seul système.
Questions fréquentes
Puis-je importer mon BOQ existant depuis Excel ?
Oui. Le BOQ s'importe depuis un fichier xlsx dans le sous-projet. Pendant la démo, nous chargeons l'un de vos vrais BOQ pour que vous voyiez le résultat.
Est-ce adapté aux entreprises qui sous-traitent beaucoup ?
Oui. La sous-traitance de main-d'œuvre et de matériel est intégrée : situations de travaux, approbation qualité avant la facture fournisseur, retenue automatique, certificats d'achèvement et factures de libération de retenue.
Est-ce pour Odoo Community ou Enterprise ?
Chesify Construction est conçu pour Odoo 20. Indiquez-nous votre édition et nous vous dirons ce qui s'applique à votre installation.
Combien de temps faut-il pour démarrer ?
Cela dépend du nombre de chantiers, de la façon dont vos BOQ sont préparés et des données à reprendre. Nous planifions le déploiement avec vous, chantier par chantier, plutôt que d'annoncer un délai avant de comprendre votre activité.
Les ingénieurs de chantier peuvent-ils l'utiliser sur leur téléphone ?
Oui. Odoo fonctionne dans le navigateur mobile : les ingénieurs remplissent le journal de chantier, émettent des demandes de matériaux et mettent à jour les ordres de travail depuis le chantier.
Nous utilisons déjà Odoo pour la comptabilité. Faut-il tout recommencer ?
Non. Chesify Construction fonctionne avec les modules Achats, Inventaire, Comptabilité, Projet et RH/Feuilles de temps d'Odoo : il s'appuie sur ce que vous avez déjà.
Voyez votre propre BOQ en action en 45 minutes
Ne jugez pas ce module sur une brochure. Envoyez-nous l'un de vos vrais BOQ sous Excel. Lors d'une démo de 45 minutes, nous le chargerons dans Chesify Construction et vous montrerons son budget, votre premier IPC avec retenue et remboursement d'avance, et ce qu'aurait donné le suivi des coûts sur ce chantier.
Réservez votre démo sur WhatsApp. Un seul message suffit pour commencer.
Vous voulez d'abord en savoir plus ? Découvrez comment nous travaillons avec les entrepreneurs sur notre page dédiée au secteur de la construction.
Chesify Labs est un partenaire Odoo basé à Dar es Salaam. Nous déployons et accompagnons Odoo pour les entreprises tanzaniennes, et nous avons conçu Chesify Construction pour la façon dont les entrepreneurs d'ici travaillent réellement.