Kazi zote za rasilimali watu, kwenye mfumo mmoja.
Ajira, mikataba, mahudhurio, likizo, tathmini na mishahara — vyote vimeunganishwa, ili taarifa za mfanyakazi ziingizwe mara moja tu na zimfuate kuanzia maombi ya kazi hadi payslip ya mwisho.
Rekodi moja, kuanzia maombi hadi kuondoka.
Matatizo mengi ya rasilimali watu yanatokana na makabidhiano — taarifa za ajira kuandikwa upya kwenye rekodi za wafanyakazi, mahudhurio kuandikwa upya kwenye mishahara. Katika Odoo, kila hatua inarithi taarifa kutoka hatua iliyotangulia.
Ajiri
Matangazo ya kazi, ukurasa wa ajira, ufuatiliaji wa waombaji kupitia hatua za usaili, na uchujaji kwa ujuzi. Mwombaji aliyeajiriwa anakuwa rekodi ya mfanyakazi kwa kubofya mara moja — bila kuandika upya.
Pokea
Mikataba na violezo, ukusanyaji wa nyaraka pamoja na tahadhari za kuisha muda, ugawaji wa vifaa, na orodha za kumpokea mfanyakazi ili hakuna kinachosahaulika siku ya kwanza.
Kazi
Mahudhurio na ratiba za kazi, maombi ya likizo yenye mtiririko wa idhini, timesheets, na upangaji wa zamu kwenye matawi yote.
Endeleza
Tathmini kwa ratiba au kwa ombi, kuweka malengo, ufuatiliaji wa ujuzi, vyeti, na kumbukumbu za mafunzo zilizounganishwa na tathmini.
Lipa
Miundo ya mishahara, makato ya kisheria, utoaji wa payslip na urejeshaji wa gharama — vinakokotolewa kutoka taarifa za mahudhurio na likizo zilizopo tayari kwenye mfumo.
Kuondoka
Kumuaga mfanyakazi huku sababu zikirekodiwa, tarehe za mwisho wa mkataba zikitumika moja kwa moja, vifaa vikirudishwa, na rekodi zikihifadhiwa badala ya kufutwa.
Apps za rasilimali watu za Odoo.
Zinafanya kazi pamoja tangu mwanzo. Huhitaji kuziweka zote — kampuni nyingi huanza na mbili au tatu na kuongeza nyingine baadaye.
Wafanyakazi
Rekodi kuu za wafanyakazi, idara, muundo wa taasisi, ratiba za kazi, na uhifadhi wa nyaraka.
Ajira
Nafasi za kazi, ukurasa wa ajira, mfululizo wa waombaji, fomu za usaili na takwimu za ajira.
Likizo
Aina za likizo, ulimbikizaji, mgao, mtiririko wa idhini na kalenda ya timu.
Mahudhurio
Kuingia na kutoka, saa za kazi, ufuatiliaji wa saa za ziada na ripoti za mahudhurio.
Mishahara
Miundo ya mishahara, posho na makato, utoaji wa payslip na ripoti za mishahara.
Tathmini
Mizunguko ya tathmini, malengo, tathmini binafsi na za meneja, na ufuatiliaji wa kukuza ujuzi.
Gharama
Madai ya gharama za wafanyakazi, kuhifadhi risiti, mtiririko wa idhini na urejeshaji wa fedha.
Upangaji & Timesheets
Upangaji wa zamu kwenye maeneo yote, pamoja na muda uliorekodiwa kwa miradi na kazi.
Rasilimali watu ya kawaida inafaa wafanyakazi wa ofisini. Si wafanyakazi wote wanakaa ofisini.
Kama wafanyakazi wako wametawanyika kwenye karakana, matawi na maeneo ya kazi ya nje, mapengo manne yanajitokeza karibu mara moja. Hakuna kati yao lililopo kwenye Odoo ya kawaida — yote manne ni vitu tunavyojenga.
Mahudhurio yenye geofence
Kuingia kunathibitishwa dhidi ya eneo lililowekwa, ili mahudhurio yaonyeshe mahali mtu alipokuwa kweli — si tu kwamba alibofya kitufe. Ni muhimu wafanyakazi wanaporipoti kwenye maeneo ya kazi badala ya ofisi.
Gate pass & kazi za nje
Utaratibu wa kidijitali wa kuomba na kuidhinisha kwa wafanyakazi wanaotoka kazini wakati wa saa za kazi, uliounganishwa na mahudhurio ili muda wa kuwa nje uhesabiwe badala ya kubishaniwa baadaye.
Uthibitisho wa alama za vidole & uso
Usajili wa uso na uthibitisho wakati wa kuingia, au kuunganisha na vifaa vya biometric vilivyopo — kuziba mwanya wa mtu kumsajilia mwenzake ambao vitufe vya kawaida vinauacha wazi.
App ya simu ambayo wafanyakazi wataitumia kweli
Kuingia kazini, maombi ya likizo, payslip na gate pass kutoka kwenye simu, vilivyoundwa kufanya kazi kwa kubofya mara moja — kwa sababu matumizi ya wafanyakazi wa nje yanategemea kabisa urahisi wake.
Makato ya kisheria, yamewekwa kwa usahihi.
Mfumo wa mishahara wa Odoo una uwezo, lakini unakuja wa jumla. Wajibu wa kisheria wa Tanzania lazima uwekwe — na ukiwekwa vibaya, unatoa payslip zinazoonekana sahihi lakini si sahihi. Hivi ndivyo vipengele tunavyoviweka na kuvihakiki dhidi ya payslip halisi.
| Kipengele | Upande | Kinachoathiriwa |
|---|---|---|
| PAYE | Makato ya mfanyakazi | Lazima ipunguze mshahara halisi, na ikokotolewe pamoja na posho zinazotozwa kodi — si mshahara wa msingi peke yake |
| NSSF — mfanyakazi | Makato ya mfanyakazi | Mchango wa hifadhi ya jamii unaokatwa kutoka mshahara ghafi |
| NSSF — mwajiri | Mchango wa mwajiri | Gharama ya mwajiri; lazima isikatwe kwenye mshahara halisi |
| WCF | Mchango wa mwajiri | Fidia kwa wafanyakazi; gharama ya mwajiri pekee |
| SDL | Mchango wa mwajiri | Tozo ya kuendeleza ujuzi; gharama ya mwajiri pekee |
| HESLB | Makato ya masharti | Urejeshaji wa mkopo, unaotumika tu pale ambapo kuna maelekezo ya makato kwa mfanyakazi husika |
Kosa la kawaida: vipengele vya kisheria kuwekwa kwenye kundi lisilo sahihi — hivyo mchango wa mwajiri unapunguza mshahara halisi kimya kimya, au PAYE inakokotolewa kwa mshahara wa msingi pekee. Yote mawili yanatoa payslip zinazolingana ndani lakini si sahihi. Tunahakiki dhidi ya payslip zilizokokotolewa kabla ya kuanza kutumia, si baada ya mzunguko wa kwanza wa mishahara.
Kampuni ya magari yenye wafanyakazi 390 katika mikoa mingi.
Kampuni ya magari ya Tanzania ilikuja kwetu na mahitaji manane ya rasilimali watu na wafanyakazi ambao wengi hawakuwa ofisini — mafundi na wafanyakazi wa nje waliotawanyika kwenye matawi na wilaya.
Uchambuzi wetu wa mapengo dhidi ya Odoo ya kawaida ulikuwa wazi kuhusu kazi ilipo. Usimamizi wa likizo ulikuwa karibu tayari. Mishahara ilihitaji kuwekwa kulingana na sheria za hapa. Lakini mahudhurio yalikuwa takriban asilimia 70 ujenzi maalum, na gate pass haikuwepo kabisa kwenye Odoo.
Badala ya kutawanya hilo kwenye moduli nne au tano tofauti, tuliliweka kama moduli moja iliyounganishwa — muundo mmoja wa data, kitu kimoja cha kutunza na kuboresha. Uamuzi huo peke yake ulipunguza kwa kiasi kikubwa muda uliokadiriwa wa ujenzi maalum.
Kabla hujauliza.
Je, Odoo inashughulikia mishahara ya Tanzania moja kwa moja?+
Mfumo wa mishahara una uwezo kamili, lakini vipengele vya kisheria lazima viwekwe — PAYE, NSSF ya mfanyakazi na ya mwajiri, WCF, SDL, na makato ya masharti ya HESLB. Kuweka makundi sahihi ni muhimu kuliko watu wengi wanavyodhani: mchango wa mwajiri ukiwekwa kwenye kundi lisilo sahihi utapunguza mshahara halisi kimya kimya na payslip bado italingana. Tunaweka na kuhakiki dhidi ya payslip halisi zilizokokotolewa.
Je, Odoo inaweza kufuatilia mahudhurio ya wafanyakazi wasio ofisini?+
Si peke yake. Attendances ya kawaida ya Odoo inashughulikia kuingia na kutoka, lakini haina uthibitisho wa mahali wala wa uso. Mahudhurio ya simu yenye geofence ni ujenzi maalum — ni mojawapo ya vitu tunavyoombwa zaidi, na sababu kuu kwa nini kampuni zenye wafanyakazi wa nje zinahitaji zaidi ya mfumo wa kawaida.
Je, tunahitaji apps zote za rasilimali watu kwa wakati mmoja?+
Hapana, na kwa kawaida tunashauri msifanye hivyo. Likizo na mishahara ndizo faida za haraka zaidi kwa kampuni nyingi — zinatatua matatizo yanayoonekana haraka na kujenga imani. Ajira, tathmini na chochote kinachohitaji ujenzi maalum ni bora kufuata baada ya msingi kuimarika na watu kuutumia kweli.
Je, itafanya kazi kwenye matawi au kampuni nyingi?+
Ndiyo. Odoo inashughulikia kampuni na matawi mengi moja kwa moja, ikiwa na mfululizo wa idhini, ratiba za kazi na ripoti tofauti kwa kila kitengo. Inafaa kuubuni kwa makini mwanzoni, kwa sababu muundo ni mgumu kubadilisha baada ya kuwa na data za kihistoria.
Vipi kuhusu ulinzi wa taarifa za wafanyakazi?+
Rekodi za wafanyakazi ni miongoni mwa taarifa nyeti zaidi ambazo biashara inazo. Tunaweka udhibiti wa ruhusa kulingana na majukumu, tunazuia uonekanaji wa mishahara kwa watu wa rasilimali watu na mishahara pekee, na tunawasha kumbukumbu za ukaguzi. Pale ambapo mahali data inapohifadhiwa ni muhimu, mahali pa hosting panakuwa sehemu ya mazungumzo ya muundo tangu mwanzo.
Sehemu gani ya rasilimali watu inakusumbua zaidi sasa hivi?
Mishahara inayochukua wiki nzima? Mahudhurio ambayo hakuna anayeyaamini? Likizo zinazofuatiliwa kwenye spreadsheet? Tuambie linalokugharimu muda mwingi zaidi, nasi tutakuambia kulitatua kunahitaji nini.