Mgodi mmoja Lubumbashi unahitaji tani 26 za mipira ya chuma ya kusaga. Ruashi Metals Trading inampigia simu msafirishaji Dar es Salaam: gharama ni kiasi gani, na mzigo utafika lini?
Katika ofisi nyingi za usafirishaji, jibu linatoka kwenye bei iliyo kichwani mwa mtu, lori linalopatikana kwa simu, na safari inayofuatiliwa kwenye makundi ya WhatsApp. Ankara inatoka wiki kadhaa baadaye, ikitengenezwa kwenye Excel kutoka kwenye risiti alizorudi nazo dereva.
Makala hii inafuatilia kazi hiyo hiyo kupitia Mfumo wa Usimamizi wa Usafirishaji wa Chesify, skrini moja baada ya nyingine, kuanzia simu ya kwanza hadi ankara ya mwisho. Kila rekodi utakayoiona inatoka kwenye kampuni yetu ya mfano, GSK Logistics.
1. Mwonekano wa asubuhi: Dashibodi ya Usafirishaji
Siku inaanzia Transport > Dashboard. Inajibu maswali matatu ya kwanza ya mratibu wa safari kabla hata safari moja haijafunguliwa: nini kinasafiri, nini kimechelewa, na nini kinahitaji idhini yangu.
Mstari wa juu, Operational Pulse, unahesabu safari kwa hatua, safari zilizokamilika mwezi huu, safari zilizopitiliza muda uliopangwa, safari zinazosubiri idhini yako na malori yaliyo huru kupangiwa kazi. Mstari wa pili unahusu usalama na nyaraka: hitilafu za magari ambazo bado zipo, makontena yaliyopitiliza muda wa bure, tahadhari za saa za kazi za madereva, tahadhari za nyaraka za madereva, nyaraka za safari zinazokosekana, matengenezo yanayodaiwa na sahihi za uthibitisho wa kufikisha mzigo zilizochukuliwa mwezi huu.
Wasimamizi pia wanaona Financial Snapshot: mapato, gharama na faida zinazotarajiwa na zilizolipwa kwa robo mwaka. Chini yake, chati tatu zinaonyesha hali ya safari, shughuli za safari katika siku 14 zilizopita na mapato dhidi ya gharama kwa miezi sita.
Nusu ya chini ni orodha za ufuatiliaji: safari za karibuni, safari zinazoondoka ndani ya siku saba, matukio yanayoendelea, matengenezo yanayodaiwa, makontena yanayokaribia gharama za ucheleweshaji, ukiukaji wa saa za kazi, nyaraka za madereva zinazokaribia kuisha muda, njia zenye shughuli nyingi na gharama za usafirishaji za karibuni. Kila mstari unafungua rekodi yake.
2. Mteja anaomba: Oda za Usafirishaji
Ombi la Ruashi linakuwa oda ya usafirishaji chini ya Transport > Operations > Transport Orders. Oda moja ni mzigo mmoja wa mteja. Hiyo ni tofauti na safari: safari ni mwendo wa lori moja, na inaweza kubeba oda za wateja kadhaa.
Oda inabeba mteja, njia (Dar - Lubumbashi), tarehe za kuchukua na kufikisha mzigo na bidhaa: hapa mstari mmoja wa mipira ya chuma ya kusaga kwenye mifuko mikubwa ya tani 1, kilo 26,000 na m³ 12. Compute Price inatumia jedwali la bei za usafirishaji, linaloweza kutoza bei moja, kwa kilomita, kwa tani, kwa paleti au kwa mita za ujazo. Kwa oda hii inafika TZS 18,285,000.
Oda inahama kutoka Quotation kwenda Confirmed mteja anapokubali. Oda zilizothibitishwa ziko tayari kupakiwa kwenye lori.
3. Kutafuta lori: Plan Trip na Dispatch Board
Plan Trip kwenye oda inafungua kipangaji kidogo. Chagua lori, tela na dereva, na mfumo unaijenga safari: vituo vya njiani, mpango wa upakiaji na mstari wa gharama ya usafirishaji vyote vinatoka kwenye oda. Oda kadhaa zilizothibitishwa za njia moja zinaweza kushiriki lori moja, na kila mteja bado anapewa ankara ya mzigo wake mwenyewe.
Mratibu anakagua mpango kwenye Transport > Operations > Dispatch Board, kalenda ya kila safari, ili lori lililokwisha pangiwa kazi lionekane kabla halijapangiwa kazi mara mbili.
4. Safari yenyewe: Trips
Safari ndiyo moyo wa mfumo. Transport > Operations > Trips inaonyesha kila safari kama orodha, ubao wa kanban kwa hatua, kalenda, jedwali la pivot au grafu.
Safari TRP/GL/2026/10/OUT-038 inabeba lori T 496 EMV, tela T 521 ETU na dereva Kassim Omary kwenye njia ya Dar - Lubumbashi: km 2,072, imepangwa kwa siku 19 ikiwemo kurudi.
Safari inapanda ngazi za hatua: Draft, Planned, Submitted, Approved, Dispatched, In Transit na Completed. Mratibu anabofya Submit to Manager, na meneja wa usafirishaji anakagua mpango na gharama kisha anabofya Approve. Hatua hiyo moja inazuia malori kuondoka na bajeti ya mafuta isiyoidhinishwa.
Kabla ya Dispatch, mfumo unakagua leseni na pasipoti ya dereva. Kama mojawapo inakosekana au imeisha muda, lori haliruhusiwi kuondoka. Msimamizi bado anaweza kulituma lori kwa Dispatch with Override, lakini lazima aandike sababu, na inarekodiwa kwenye safari.
Kutoka yadi. Mlinzi anathibitisha kibali cha kutoka getini. Mpangilio wa geti ukiwa umewashwa, kukithibitisha kunahamisha safari kwenda In Transit na kurekodi muda lori lilipotoka.
Njiani. Kichupo cha Stops kinaorodhesha kila sehemu ya njia: kupakia Dar es Salaam, kisha Mikumi, Makambako, Songwe, mpaka wa Tunduma na Nakonde, Isoka, Chinsali, Mpika, Mkushi, Kafulafuta, Sabina, Konkola, Kapri na mwisho Lubumbashi. Kila kituo kinarekodi muda lori lilipofika na kuondoka, na mfumo unakokotoa muda lililosubiri hapo na muda lililoendesha kutoka kituo kilichotangulia.
Safu hiyo ya kusubiri inaeleza hali halisi ya njia. Kwenye OUT-038 lori lilikaa saa 41.5 Tunduma na saa 46 Konkola kabla ya mpaka wa DRC. Masubiri hayo mawili ni karibu nusu ya siku nane kati ya kuondoka Dar es Salaam na kufika Lubumbashi, na sasa yanarekodiwa kwenye kila safari, si kukumbukwa tu.
Kifaa cha GPS au simu ya dereva ikiunganishwa, vituo vinarekodiwa vyenyewe lori linapoingia na kutoka kila kimoja, na kichupo cha Live Tracking Map kinaonyesha lori lilipo sasa hivi.
Kufikisha mzigo. Lubumbashi dereva anarekodi uthibitisho wa kufikisha mzigo: matokeo (umefikishwa, umefikishwa sehemu, umekataliwa au umeharibika), aliyepokea mzigo na sahihi yake. Kwenye OUT-038 ulisainiwa na J-P. Mwamba kwa niaba ya Ruashi Metals. Send Delivery Confirmation kisha inamtumia mteja barua pepe.
5. Malori yako yakiwa yamejaa: Subcontracts
Si kila mzigo unabebwa na lori lako. Chini ya Transport > Subcontracts, safari nzima au sehemu yake moja inapewa msafirishaji mwingine kwa bei iliyokubaliwa.
Kwenye safari OUT-031, GSK Logistics inakabidhi sehemu ya mwisho kutoka Kasumbalesa hadi Lubumbashi kwa lori lenye namba za DRC la Katanga Express Transport, kwa TZS 1,560,000. Kwenye OUT-030, safari nzima inapewa Mbeya Highway Haulage kwa sababu malori yote yamepangiwa kazi.
Bill inatengeneza bili ya msafirishaji kwa gharama iliyokubaliwa, ikiunganishwa na safari. Gharama hiyo kisha inahesabiwa kwenye faida ya safari, hivyo safari iliyokabidhiwa mwingine inapimwa kwa namba zile zile kama zako.
6. Kulipwa: gharama ya usafirishaji, matumizi na faida
Gharama ya usafirishaji. Bei ya oda imekuwa gharama ya usafirishaji kwenye safari. Invoice kwenye safari inatengeneza ankara ya mteja kwenye Odoo Accounting, hapa TZS 18,285,000 kwa Ruashi Metals Trading. Safari nyingi pia zinaweza kupewa ankara kwa mkupuo mmoja.
Matumizi. Kichupo cha Costs kinahifadhi kila shilingi iliyotumika kwenye safari: lita 1,440 za dizeli Puma Dar es Salaam, ada za vituo vya ukaguzi kuanzia Nakonde hadi Kapri, dhamana ya mzigo wa transit, mawakala wa forodha Tunduma na Kasumbalesa, viza, vibali, ushuru wa halmashauri, maegesho na posho ya dereva. Matumizi yanaidhinishwa, kisha yanaingizwa kama bili za wauzaji, na kila mstari unaonyesha kama kampuni au dereva ndiye aliyelipa.
Faida. Safari inajumlisha yote papo hapo gharama inapoingizwa.
| Safari OUT-038 | TZS |
|---|---|
| Mapato ya usafirishaji | 18,285,000 |
| Matumizi ya safari | 10,793,980 |
| Gharama ya wasafirishaji wengine | 0 |
| Faida ghafi | 7,491,020 (41.0%) |
Hiyo ni faida kabla ya gharama za uendeshaji za lori lenyewe, kama uchakavu, matairi na bima.
Nini kimebadilika
Kazi hii ikiendeshwa kwa Excel na WhatsApp, inaacha maswali matatu ambayo ofisi haiwezi kujibu: lori liko wapi, safari hii imegharimu kiasi gani, na je tumepata faida. Hapa, kila jibu ni skrini moja: kichupo cha Stops, kichupo cha Costs na faida.
Na hii ni barabara kuu tu. Makala zijazo katika mfululizo huu zinahusu makontena na gharama za ucheleweshaji, magari yanayofanya safari, utii wa sheria kwa madereva na magari, ufuatiliaji wa moja kwa moja na tovuti ya wateja, upangaji wa bei na malipo ya madereva, pamoja na ripoti na nyaraka za kuchapisha.
Uione kwenye njia zako mwenyewe
Tutakuonyesha mfumo ukitumia safari za njia zako mwenyewe, ili uupime dhidi ya jinsi shughuli zako zinavyoendeshwa kweli. Tutumie ujumbe WhatsApp kupanga onyesho, au soma zaidi kuhusu Mfumo wa Usimamizi wa Usafirishaji.