Programu nyingi za "usimamizi wa magari" zimejengwa kwa nchi moja, ukubwa mmoja wa magari, na dereva asiyewahi kuvuka mpaka. Hiyo si hali halisi ya wasafirishaji wanaoendesha njia za Dar es Salaam kwenda Zambia kupitia mpaka wa Tunduma, DR Kongo, Uganda, Rwanda au Burundi, ambapo nyaraka za lori, saa ya detention ya kontena na ankara ya usafirishaji vyote vinategemea mpaka unaovukwa na wakati gani.
Tulijenga Mfumo wetu wa Usimamizi wa Usafirishaji (TMS) kwa Odoo mahususi kwa hali hiyo halisi. Hiki ndicho kilichomo, na kwa nini.
Kuanzia kwenye matatizo halisi ya kazi, si orodha ya vipengele
Kabla ya kuandika hata mstari mmoja wa msimbo, maswali yetu hayakuwa "TMS inapaswa kuwa na nini" — yalikuwa karibu zaidi na haya:
- Nini kinatokea kontena linapokaa bandarini zaidi ya muda wake wa bure, na hakuna anayegundua mpaka ankara ya demurrage inapofika?
- Nini kinatokea leseni au pasipoti ya dereva inapoisha katikati ya safari, na mtu wa kwanza kujua ni wa mpakani?
- Nini kinatokea lori linapoharibika kilomita 800 kutoka kituoni, na safari, mzigo na tela vyote vinahitaji kupangwa upya bila kupoteza kumbukumbu za nyaraka?
Maswali hayo matatu yakawa uti wa mgongo wa maeneo matatu makuu ya mfumo: malipo ya detention na demurrage ya makontena, nyaraka na utii wa madereva (ufuatiliaji wa saa za kazi unaendelea kujengwa), na uokoaji wa safari kwa kubadilisha gari — utaratibu wa kuhamisha mzigo katikati ya safari gari linapoharibika.
Mifumo saba, hifadhidata moja
Badala ya kubandika "moduli ya usafirishaji" kwenye ERP ya kawaida, tulijenga TMS kama mifumo saba iliyounganishwa ambayo yote inasoma na kuandika kwenye safari ileile:
- Upangaji & ufuatiliaji wa moja kwa moja — safari zinaendeshwa kwa violezo vya njia vinavyotumika tena, pamoja na taarifa za GPS za papo hapo na tahadhari za kiotomatiki za kutoka njiani, kusimama muda mrefu, au kuchezewa kwa kifaa.
- Magari, karakana & matairi — historia ya kuunganisha tela, hitilafu, oda za karakana na matumizi ya matairi, vyote vinarekodiwa kwenye gari husika.
- Nyaraka za madereva — tahadhari za leseni na pasipoti zinazokaribia kuisha; ufuatiliaji wa saa za kazi za madereva unaendelea kujengwa.
- Makontena & detention — mizunguko ya makontena inafuatiliwa kulingana na viwango vya kampuni za meli, na gharama za detention na demurrage zinakokotolewa moja kwa moja.
- Ankara za usafirishaji & mikataba — bei za wateja, viwango vya usafirishaji na gharama za safari (mafuta, ushuru wa barabara, posho za madereva) zinakokotolewa kwa kanuni zilizowekwa.
- Nyaraka & uthibitisho wa kufikisha — POD inachukuliwa na nyaraka za safari zinapangwa kwa aina, kuanzia gate pass hadi kufikisha mzigo.
- Dashibodi kuu — mwonekano mmoja wa shughuli ambapo kila kisanduku ni njia ya mkato kwenda kwenye rekodi husika, si chati tuli.
Lengo la kuweka vyote chini ya paa moja si unadhifu — ni kwamba gharama ya detention, tahadhari ya nyaraka na ankara ya usafirishaji vyote vinatokana na safari moja. Kuvigawanya kwenye zana zisizounganishwa ndiyo hasa jinsi mambo yanavyopotea.
Kuijaribu kama biashara halisi, si demo
Programu nyingi huonyeshwa kwa rekodi kumi za mfano na hazikutani na data halisi ya kiwango kikubwa mpaka mteja halisi anapoanza kuzitumia. Hatukutaka pengo hilo. Kabla ya kusema sehemu yoyote imekamilika, tuliijaribu kwenye hifadhidata inayoiga safari 10,000, magari 500 na watumiaji 20 wanaopanga safari kwa wakati mmoja — mzigo wa kazi wa kampuni halisi ya usafirishaji yenye shughuli nyingi, si mazingira ya majaribio tu.
Jaribio hilo lilionyesha udhaifu halisi mapema — sehemu za data zilizojirudia au zilizotelekezwa zikiharibu skrini na ripoti kwa njia zinazojitokeza tu kukiwa na mzigo mkubwa — na likatuwezesha kuzirekebisha kabla hazijamfikia mteja yeyote.
Kinachofuata
Nyaraka na utii wa madereva ndipo tunapoweka nguvu zaidi sasa hivi: kujenga ufuatiliaji wa saa za kazi moja kwa moja kwenye rekodi ya Mfanyakazi iliyopo badala ya kubuni rekodi tofauti ya dereva, pamoja na uhakiki wa leseni, kadi za usajili wa magari na vibali vya kupitisha mizigo mipakani — na tahadhari za kuisha muda zinazomfikia mtu sahihi kabla lori halijafika mpaka ambao haliruhusiwi kuuvuka kisheria.
Kama unaendesha usafirishaji wa mipakani na unatumia muda mwingi kuliko unavyotaka kuhesabu gharama za detention na nyaraka za utii, wasiliana nasi — tungependa kukuonyesha mfumo badala ya kuueleza.
Chesify Labs inajenga mifumo ya uendeshaji inayotumia Odoo kwa biashara za lojistiki, usafirishaji na zenye magari mengi kote Afrika Mashariki na Kusini.