La plupart des logiciels de « gestion de flotte » sont conçus pour un seul pays, une seule taille de flotte et un chauffeur qui ne franchit jamais de frontière. Ce n'est pas la réalité des transporteurs sur les corridors de Dar es Salaam vers la Zambie via Tunduma, la RD Congo, l'Ouganda, le Rwanda ou le Burundi, où les documents de conformité d'un camion, le compteur de surestaries d'un conteneur et la facture de fret dépendent tous de la frontière franchie et du moment.
Nous avons construit notre système de gestion du transport (TMS) sur Odoo spécifiquement pour cette réalité. Voici ce qu'il contient, et pourquoi.
Partir des problèmes du terrain, pas de la liste de fonctionnalités
Avant d'écrire une ligne de code, nos questions n'étaient pas « que doit contenir un TMS ? » — elles ressemblaient plutôt à ceci :
- Que se passe-t-il quand un conteneur reste au port au-delà de son temps libre, et que personne ne s'en aperçoit avant l'arrivée de la facture de surestaries ?
- Que se passe-t-il quand le permis ou le passeport d'un chauffeur expire en plein corridor, et qu'on ne l'apprend qu'à la frontière ?
- Que se passe-t-il quand un camion tombe en panne à 800 km de sa base, et que le trajet, la marchandise et la remorque doivent être réaffectés sans perdre la traçabilité documentaire ?
Ces trois questions sont devenues la colonne vertébrale de trois domaines clés du système : la facturation des surestaries de conteneurs, la conformité des chauffeurs (le suivi des heures de conduite est en cours de développement) et le sauvetage de trajet avec changement de véhicule, un processus pour réaffecter la marchandise en cours de route lorsqu'un véhicule tombe en panne.
Sept modules, une seule base de données
Plutôt que de greffer un « module transport » sur un ERP générique, nous avons construit le TMS comme sept modules connectés qui lisent et écrivent tous sur le même trajet :
- Planification & suivi en direct — trajets basés sur des modèles d'itinéraires réutilisables, avec télémétrie GPS en direct et alertes automatiques en cas de déviation, d'arrêt prolongé ou de manipulation du traceur.
- Flotte, atelier & pneus — historique des attelages de remorques, pannes, ordres d'atelier et profils d'utilisation des pneus, tous enregistrés sur le véhicule.
- Conformité des chauffeurs — alertes d'expiration des permis et passeports ; le suivi des heures de conduite est en cours de développement.
- Conteneurs & surestaries — mouvements de conteneurs suivis selon les tarifs des compagnies maritimes, avec calcul automatique des frais de détention et de surestaries.
- Facturation du fret & contrats — grilles tarifaires clients, tarifs de fret et dépenses de trajet (carburant, péages, frais de séjour des chauffeurs) calculés selon des règles configurées.
- Documents & preuve de livraison — saisie de la preuve de livraison et documents de trajet classés par type, du bon de sortie à la livraison finale.
- Tableau de bord — une vue opérationnelle unique où chaque vignette mène directement à l'enregistrement concerné, et non à un graphique figé.
L'intérêt de tout réunir n'est pas l'ordre — c'est qu'une surestarie, une alerte de conformité et une facture de fret découlent toutes du même trajet. Les disperser dans des outils déconnectés, c'est exactement ainsi que des choses passent entre les mailles du filet.
Le tester comme une exploitation réelle, pas comme une démo
Beaucoup de logiciels sont présentés avec dix enregistrements d'exemple et ne rencontrent jamais de données à l'échelle réelle avant qu'un vrai client ne les utilise. Nous ne voulions pas de cet écart. Avant de considérer une partie comme terminée, nous l'avons testée sur une base simulant 10 000 trajets, 500 véhicules et 20 répartiteurs travaillant simultanément — la charge d'une véritable exploitation de fret très active, pas d'un bac à sable.
Ce test de charge a révélé tôt de vraies fragilités — des champs en double ou orphelins qui cassaient des vues et des rapports d'une manière qui n'apparaît qu'en charge — et nous a permis de les corriger avant qu'elles n'atteignent une exploitation réelle.
La suite
La conformité des chauffeurs est aujourd'hui notre priorité : construire le suivi des heures de conduite directement sur la fiche Employé existante plutôt que de créer un modèle chauffeur séparé, ainsi que la vérification des permis, des cartes grises et des autorisations de transit transfrontalier — avec des alertes d'expiration qui atteignent la bonne personne avant qu'un camion n'arrive à une frontière qu'il ne peut pas franchir légalement.
Si vous gérez du fret transfrontalier et passez plus de temps que vous ne le voudriez à rapprocher des surestaries et des documents de conformité, contactez-nous — nous préférons vous montrer le système plutôt que le décrire.
Chesify Labs conçoit des systèmes opérationnels basés sur Odoo pour les entreprises de logistique, de fret et de flotte en Afrique de l'Est et australe.