Risiti za TRA Moja kwa Moja Kutoka Odoo: Karibu TRA VFD kwa Odoo 19

Kama biashara yako imesajiliwa kwa VAT Tanzania, unaijua kawaida hii. Mauzo yanarekodiwa kwenye mfumo wako, kisha mauzo hayo hayo yanaandikwa tena kwenye mashine ya EFD ili kuchapisha risiti ya TRA. Mwisho wa siku, mtu anachapisha ripoti ya Z na kujaribu kuifanya ilingane na ankara.

Siku nyingi inakaribia kulingana. Hicho "kukaribia" ndicho tatizo.

Mashine za EFD ni vifaa vinavyojitegemea. Zinagharimu pesa kununua na kutunza, zinaharibika, karatasi zinaisha wakati mbaya kabisa, na haziwasiliani na mfumo wako wa hesabu. Kila mauzo yanayoingizwa mara mbili ni nafasi ya kukosea kuandika, kusahau risiti au jumla kutolingana. Timu za fedha zinatumia saa nyingi kulinganisha ankara, risiti na ripoti za Z kwa mkono, na makosa ya kufuata taratibu za TRA ni ghali.

Tumetengeneza TRA VFD kwa Odoo 19 ili kuondoa kazi hiyo ya kurudia.

TRA VFD ni nini

Virtual Fiscal Device (VFD) inatoa risiti za TRA mtandaoni badala ya kupitia mashine. Moduli yetu ya TRA VFD inaunganisha Odoo na mtoa huduma wa VFD, hivyo risiti inatengenezwa kutoka kwenye ankara au mauzo uliyokwisha kurekodi kwenye Odoo. TRA inatoa namba ya risiti, namba ya uthibitisho na kiungo cha QR, na Odoo inavihifadhi kwenye muamala husika.

Unarekodi kila mauzo mara moja tu, na risiti inatoka kwenye rekodi hiyo.

Inavyofanya kazi kwa ankara

Kwa biashara zinazotoa ankara kwa wateja, kazi ya kila siku ni rahisi:

1. Thibitisha ankara kwenye Odoo kama kawaida.
2. Bonyeza Post Receipt. Ankara inakwenda TRA kupitia VFD, na Odoo inapokea namba ya risiti ya TRA, namba ya uthibitisho na kiungo cha QR.
3. Mteja anapokea risiti. Odoo inaituma kwa barua pepe kutoka kwenye ankara, pamoja na PDF ya risiti ya TRA, namba ya uthibitisho na kiungo cha "Verify on TRA". Ujumbe unabaki kwenye historia ya ankara, hivyo unaweza kuona kila wakati kilichotumwa na lini.

Chaguo chache zinafanya kazi hii iwe ya haraka zaidi:

• Kutuma kwa wingi. Chagua ankara nyingi, bonyeza Action > Post Receipt, na Odoo inakupa muhtasari wa ngapi zimefanikiwa na ngapi zimeshindwa.
• Send Invoices Automatically. Washa hii na ankara zinakwenda TRA mara tu zinapothibitishwa, bila kubonyeza kitufe chochote.
• Send to Customer. Tuma tena barua pepe ya risiti wakati wowote. Kuna mpangilio unaoamua kama risiti zitumwe kwa barua pepe zenyewe.
• Fedha za aina nyingi. Ankara za USD au fedha nyingine zinabadilishwa kuwa TZS kabla ya kutumwa.

Unahitaji nakala ya karatasi? Print > TRA Receipt inatoa risiti kwa muundo wa risiti za TRA, kwa ukubwa wa printa za thermal za 80 mm. Inaonyesha taarifa zako za mlipakodi (TIN, VRN, namba ya serial, UIN na ofisi ya kodi), taarifa za mteja, bidhaa, jumla za VAT, namba ya uthibitisho, na QR code ambayo mteja anaweza kuiskani kuthibitisha.

Your standard invoice PDF also shows the TRA verification code and QR code, and a fully paid invoice is titled "Tax Invoice".

Point of Sale, kwa maduka na kaunta

Ukiuza kupitia Odoo Point of Sale, TRA VFD inaongeza huduma ya POS yenyewe. Ukitoa ankara tu, hakuna kinachohusiana na POS kinachosakinishwa.

Kwenye kaunta:

• Kila oda iliyolipwa inatumwa TRA, na risiti halali ya TRA inachapishwa badala ya risiti ya kawaida.
• Matatizo yanagunduliwa kabla ya malipo. Kama kodi ya bidhaa haijawekwa kwa ajili ya TRA, POS inaizuia kabla mteja hajalipa, si baada ya mauzo.
• Mauzo hayasimami TRA isipopatikana. Mauzo yanaendelea, mhudumu anaona sababu halisi, na anaweza kutuma risiti tena kwa kugusa mara moja.
• Hakuna kutuma mara mbili. Ankara ikitengenezwa kutoka kwenye oda ya POS, haitumwi TRA mara ya pili.

Usikose risiti hata moja

Sehemu ngumu zaidi ya kufuata taratibu za kodi si risiti zinazofanikiwa. Ni kujua zile ambazo hazikufanikiwa. TRA VFD inaonyesha hali ya kila risiti:

• Hali iliyo wazi kwa kila risiti: In Queue, Submitted, Posted au Error. Pia zinaonekana kama safu kwenye orodha ya ankara, pamoja na vichujio kama "Not Sent to TRA" na "TRA: Failed".
• Ujumbe halisi wa kosa. TRA au seva ya VFD ikikataa kitu, Odoo inaonyesha sababu halisi kwa maneno rahisi kwenye risiti na ankara, si ujumbe wa jumla wa kushindwa.
• Kujaribu tena kiotomatiki. Risiti zinazoshindwa kwa sababu za muda, kama intaneti kukatika au seva kuwa na shughuli nyingi, zinajaribiwa tena zenyewe kila baada ya dakika 30.
• Kinga dhidi ya marudio. Risiti zinazoweza kuwa zimejirudia zinawekewa alama ili mtu azikague, badala ya kujaribiwa tena bila mwisho.
• Needs Attention. Menyu moja inaonyesha kila risiti ambayo TRA bado haijaikubali, hivyo hakuna kinachopotea.

Moduli pia inasaidia webhooks, hivyo mtoa huduma wako wa VFD anaweza kutuma uthibitisho kurudi Odoo kiotomatiki. Kila ombi linasainiwa kwa siri na kukaguliwa kabla Odoo haijalikubali.

Ripoti za Z zinajiendesha zenyewe

Ripoti za Z za kila siku zinaletwa kutoka VFD zenyewe kila siku, au papo hapo unapobonyeza Fetch Now.

Kila ripoti ya Z kwenye Odoo inaonyesha:

• jumla za kila siku
• VAT na kiasi halisi kwa kila kundi la kodi
• jumla kwa kila njia ya malipo
• risiti zilizomo ndani yake

Kwa kuwa risiti zenyewe zilitoka Odoo tangu mwanzo, kulinganisha ripoti ya Z na mauzo yako ni ukaguzi mfupi, si mradi mzima.

Kuweka mfumo kwa hatua nne

Kuanza kunachukua dakika chache ukishapata taarifa kutoka kwa mtoa huduma wako wa VFD:

1. Ingiza taarifa za kuingia ulizopewa na mtoa huduma wa VFD kwenye skrini ya mwongozo wa kuweka mfumo.
2. Bonyeza Connect & Fetch Registration ili kuleta taarifa zako za usajili wa TRA ndani ya Odoo.
3. Unganisha kodi zako. Kila kodi ya mauzo inaunganishwa na namba yake ya kodi ya TRA: A (Kiwango cha kawaida 18%), B (Kiwango maalum), C (Kiwango sifuri), D (Unafuu maalum) au E (Msamaha).
4. Hamisha kutoka Test kwenda Production mara risiti zako za majaribio zinapokuwa sahihi.

Utambulisho wa mteja unawekwa kwenye taarifa za mawasiliano, pamoja na ukaguzi wa muundo: TIN, VRN, NIDA, pasipoti, leseni ya udereva au namba ya mpiga kura. Vyote ni hiari, hivyo wateja wa kupita hawakuchelewesha.

Kwa makampuni, kila kampuni ina kifaa chake. Kwa upande wa usalama, taarifa za kuingia na siri za VFD zinaonekana kwa mameneja wa hesabu peke yao, na watumiaji wa kawaida hawawezi kufuta risiti za kodi.

Ni kwa ajili ya nani

• Maduka ya rejareja na supermarket zinazotumia Odoo Point of Sale
• Wauzaji wa jumla na wasambazaji wanaotoa ankara nyingi kwa siku
• Kampuni za usafirishaji na huduma zinazotoa ankara kwa TZS na fedha za kigeni
• Timu za fedha zilizochoka kulinganisha jumla za EFD na vitabu vya hesabu kwa mkono
• Makampuni yenye kampuni kadhaa, kila moja na kifaa chake

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara

Je, bado ninahitaji mashine ya EFD?

Hapana. Risiti zinatolewa mtandaoni kupitia Virtual Fiscal Device, kutoka kwenye ankara na mauzo unayorekodi kwenye Odoo. Utahitaji akaunti kwa mtoa huduma wa VFD.

Nini kinatokea intaneti ikikatika?

Ankara zisizoweza kufika TRA zinawekewa hali yake na kujaribiwa tena zenyewe kila baada ya dakika 30. Kwenye POS, mauzo yanaendelea na mhudumu anaweza kutuma risiti tena kwa kugusa mara moja mtandao ukirudi.

Je, ninahitaji Odoo Point of Sale?

Hapana. Moduli inafanya kazi na ankara peke yake. Huduma ya POS inaongezwa tu kama tayari unatumia Odoo Point of Sale.

Je, wateja wangu wanaweza kuthibitisha risiti zao?

Ndiyo. Kila risiti ina namba ya uthibitisho ya TRA na QR code, na barua pepe ina kiungo cha "Verify on TRA".

Je, inafanya kazi na kampuni nyingi?

Ndiyo. Kila kampuni kwenye Odoo ina kifaa chake na mipangilio yake.

Ione ikifanya kazi kwenye ankara zako

TRA VFD imetengenezwa kwa Odoo 19. Kama ungependa kuiona kwenye ankara zako, au kuisakinisha na kuiweka kwa ajili ya biashara yako, zungumza na Chesify Labs. Tutakuongoza kuanzia taarifa za VFD hadi risiti yako ya kwanza halisi.

Omba demo au usakinishaji, au tutumie ujumbe WhatsApp.